Die PAIA-handleiding: Het u dit al gedoen?

Indien u ‘n besigheid in die privaat sektor het en u PAIA-handleiding is nog nie opgetrek nie, is dit nou die tyd om daarmee te begin, aangesien PAIA-handleidings vir privaat entiteite teen 31 Desember 2015 aan die Suid-Afrikaanse Menseregtekommissie (SAMRK) voorgelê moet word. Weet u wie die Inligtingsbeampte gaan wees (dit kan u wees!) en watter inligting in ‘n PAIA-handleiding ingesluit moet word? Indien nie, lees gerus verder.

Watter persoon in ‘n organisasie is verantwoordelik vir die PAIA-handleiding?

Die hoof van ‘n privaat entiteit is verantwoordelik vir die samestelling en voorlegging van die PAIA-handleiding aan die SAMRK. In die geval van ‘n privaat maatskappy is die Hoof Uitvoerende Beampte (HUB) die hoof van die maatskappy en as sulks gewoonlik die Inligtingsbeampte verantwoordelik vir die PAIA-handleiding. Die Inligtingsbeampte kan ook die persoon wees wat die funksie ekwivalent tot die van die HUB van ‘n regspersoon vervul. Die HUB of die persoon wat die funksie ekwivalent tot die van ‘n HUB vervul, kan ook enige ander persoon magtig om as die Inligtingsbeampte op te tree.

Watter inligting moet in ‘n PAIA-handleiding ingesluit word?

Die inligting wat in ‘n PAIA-handleiding vereis word, sluit in, maar is nie beperk nie tot die volgende:

• Die naam en kontakbesonderhede van die hoof van die privaat entiteit:
• Telefoonnommer
• Faksnommer
• E-pos adres
• Posadres
• Straatadres
• ‘n Lys van ander wetgewing toepaslik tot die entiteit, bv. die Wet op Gelyke Indiensneming 55 van 1998, die Inkomstebelastingwet 58 van 1962, ens;
• ‘n Lys van rekords deur die besigheid gegenereer in terme van ander wetgewing toepaslik tot die entiteit, gekategoriseer per Wet, byvoorbeeld, lys die dokumente wat bygehou moet word in terme van die Maatskappywet 61 van 1973 onder ‘n opskrif genaamd “Maatskappywet Rekords”. Voorbeelde van dokumente wat gelys moet word in terme van die Maatskappywet is aandeelregisters, notules van Raadsvergaderings, en die Memorandum en Akte van Oprigting;
• Watter van die gegenereerde rekords outomaties beskikbaar is sonder dat dit aangevra hoef te word;
• Watter van die gegenereerde rekords slegs op aanvraag beskikbaar is;
• Prosedures wat gevolg moet word en fooie betaalbaar deur ‘n persoon wat inligting aanvra; en
• Die prosedures beskikbaar aan ‘n persoon wie se versoek tot inligting geweier is.

Die bogenoemde inligting is slegs ‘n riglyn en moenie as ‘n volledige lys beskou word nie.

Dit is belangrik om te onthou dat verskillende entiteite verskillende tipes rekords sal genereer volgens elke entiteit se unieke handelsomgewing en inligtingstelsels. Daar is geen generiese lys van rekords wat toepaslik is op alle entiteite nie. Daar moet dus seker gemaak word dat alle relevante rekords in die PAIA-handleiding ingesluit word.

Hoe om ‘n PAIA-handleiding in te dien

Geen fooie is betaalbaar wanneer ‘n PAIA-handleiding aan die SAMRK voorgelê word nie.

Na voltooiing van die PAIA-handleiding moet die hoof van die entiteit elke bladsy van die handleiding parafeer en voluit teken op die laaste bladsy.

‘n Oorspronklik getekende harde kopie van die PAIA-handleiding moet aan die SAMRK se PAIA-afdeling gepos word. Getekende PAIA-handleidings mag via e-pos ingedien word, maar ‘n oorspronklik getekende harde kopie moet steeds aan die PAIA-eenheid gepos word.

‘n Nota oor versoeke om toegang tot inligting in terme van die PAIA-Wet

Elke Jan Rap en sy maat kan nie in terme van PAIA inligting van ‘n entiteit versoek nie. Die persoon wat die inligting versoek, moet, onder andere, details soos identiteit en ‘n posadres/faksnommer in Suid-Afrika verskaf, sowel as die reg wat die aanvraer wil uitoefen/beskerm, met ‘n verduideliking van hoe die inligting wat aangevra word, sal bydra tot die uitoefening/beskerming van daardie reg. ‘n Privaat entiteit het die reg om ‘n versoek tot inligting te weier.

Die optrek van ‘n PAIA-handleiding kan op verskeie maniere vir ‘n besigheid voordelig wees. Terwyl die inligting wat in die PAIA-handleiding ingesluit moet word, versamel word, kan tekortkominge in sekere stelsels of verslae wat nie ingesluit is nie, maar wat deur die Wet vereis word, moontlik ontdek word. As dit nie vir die opstel van die PAIA-handleiding was nie, sou die entiteit nie die geleentheid gehad het om die tekortkominge of weglatings te ontdek en te korrigeer nie.

Verwysingslys:

Dokumente gepubliseer deur die SAMRK op www.sahrc.org.za en geraadpleeg op 23 Augustus 2015 (Let wel: Dokumente geraadpleeg was in Engels geskryf en die name van die dokumente wat volg, is ‘n direkte vertaling van Engels na Afrikaans):

• Voorbeeld van ‘n handleiding vir ‘n privaat liggaam
• Gidsnotas: PAIA-handleidings
• Generiese weergawe van Afdeling 51-handleiding vir privaat liggame

Hierdie artikel bevat slegs algemene inligting en moenie gebruik of beskou word as professionele raad nie. Geen aanspreeklikheid word aanvaar vir enige foute of weglatings of vir enige verlies of skade weens vertroue op hierdie inligting nie. Raadpleeg altyd u finansiële raadgewer vir spesifieke  en gedetailleerde advies. (E&OE)