Bespaar op Ouditfooie: Gebruik ʼn Finansiële Oudit Voorbereidings-kontrolelys

Aangesien  ʼn oudit die aandeelhouers en ander belanghebbende partye van ʼn besigheid teen die risiko van praktyke waar bedrog mag voorkom kan beskerm, kan hulle daarop aandring dat daar jaarliks ʼn finansiёle oudit van die besigheid moet plaasvind.  Indien ʼn oudit versoek word, kan ’n besigheid egter steeds ʼn mate van beheer daaroor uitoefen deur die uitgawes verbonde aan die oudit so laag as moontlik te hou deur goeie ouditbeplanning asook ondersteuning aan die ouditspan.

Die hoofdoel van ʼn finansiële oudit is om te verseker dat die besigheid se rekeningkundige inligting sy finansiële posisie akkuraat weerspieël. Deur jouself in die ouditeure se skoene te probeer plaas en te dink watter inligting hulle mag nodig hê om hul ouditprosedures uit te voer, kan baie inligting reeds voor die oudit begin, versamel word. Deeglike voorbereiding sal druk, vir beide die ouditeure en die besigheid, verminder, en waarskynlik ook die ouditfooie verlaag.

ʼn Besigheidseienaar en/of bestuurder kan die effektiwiteit van die oudit verhoog en ouditkoste verminder deur die volgende stappe te volg:

Voorbereiding voordat die oudit begin

• Identifiseer ʼn individu wat as skakelpersoon tussen die ouditeure en die besigheid kan optree

Identifiseer ʼn individu met genoegsame ondervinding van die ouditproses, sowel as goeie kommunikasie- en organisasievaardighede om as skakelpersoon op te tree.  Die ideaal is dat kommunikasie tussen die ouditeure en die besigheid so ver moontlik eers deur die skakelpersoon geskied.

• Eerste ontmoeting met die ouditeure

Stel  ʼn lys saam van alle belangrike besprekingspunte wat die besigheid met die ouditeure wil bespreek en reël ʼn oudit beplannings vergadering ’n tyd voordat die oudit begin. Besprekingspunte kan die volgende insluit:

• Die doel en omvang van die oudit
• Inligting wat die ouditeure mag nodig hê
• Wie is die besigheid se aangewese oudit-skakelpersoon
• Hoe gaan kommunikasie tussen die ouditeure, die skakelpersoon en die res van die werknemers geskied
• Verwagte voltooiingsdatum van die oudit
• Die ouditbegroting gebaseer op die ure wat die ouditeure verwag om aan die oudit te spandeer, uurtariewe van ouditpersoneel en enige ander verwagte ouditkostes vir die besigheid. Indien dit ʼn besigheid se eerste oudit deur die spesifieke ouditeure is kan dit moeilik wees om ‘n ouditbegroting op te stel aangesien die nuwe ouditeure waarskynlik min of geen agtergrondinligting en ouditondervinding van die besigheid het.

• Finansiële rekords en ander inligting

Vra die ouditeure vir ‘n voorlopige lys van dokumente, verslae en ander inligting wat hulle (die ouditeure) sal benodig om die oudit uit te voer. Oor die algemeen het ouditeure die volgende dokumente nodig:

• Algemene grootboek.
• Debiteure grootboek, ouderdoms analise en rekonsiliasies.
• Voorraadrekonsiliasies en rekords van voorraadopnames.
• Krediteuregrootboek, ouderdoms analise en rekonsiliasies.
• Bankstate en bankrekonsiliasies (kleinkas ingesluit).
• Belastingverwante dokumente byvoorbeeld belastingopgawes wat ingedien is gedurende die periode wat geouditeer word.
• Groot kontrakte, insluitend verkoopskontrakte, koopooreenkomste, huurkontrakte en versekeringpolisse.
• Notules van vergaderings waar belangrike besluite geneem is wat ‘n wesenlike invloed op die besigheid het of kan hê in die toekoms.
• Beleid- en prosedurehandleidings.
• Interne ouditverslae.
• Enige ander inligting wat ‘n wesenlike invloed op die finansiële welvaart van die besigheid het of in die toekoms mag hê.

Versamel soveel moontlik van die bogenoemde inligting voordat die oudit begin. Werk self voor die oudit deur die inligting en berei voor vir enige verwagte vrae wat die ouditeure met betrekking tot die inligting mag hê.

1. Gedurende die oudit

• Verseker dat daar genoegsame kommunikasie tussen die besigheid en die ouditeure is.
• Reageer so gou, deeglik en akkuraat as moontlik op enige navrae van die ouditeure.

2. Na afloop van die oudit

• Ouditbestuursverslag

Vra ʼn verslag van die ouditeure aan waar hulle (die ouditeure) moontlike probleme, voorgestelde oplossings en verbeteringe rakende die wyse waarop die besigheid bestuur word, uiteensit. Implementeer soveel moontlik van hierdie voorstelle voor die volgende oudit aangesien dit die volgende oudit se fooie kan verminder.

• Post-oudit evaluering

Identifiseer swakhede en aspekte wat as tydvermorsing beskou kan word gedurende die laaste oudit. Oorweeg moontlike oplossings en alternatiewe benaderings wat die volgende oudit kan verbeter.

Uit die bogenoemde blyk dit duidelik dat goeie beplanning en voorbereiding van uiterste belang is om die verloop van die ouditproses te vergemaklik en bespoedig, en die ontwrigtende effek wat die oudit moontlik op die besigheid en werknemers hê, te verminder. Ten slotte kan goeie beplanning ook die ouditfooie verminder.

Hierdie artikel is ʼn algemene inligtingsblad en moet nie as professionele advies beskou word nie. Geen verantwoordelikheid word aanvaar vir enige foute, verlies of skade wat ondervind word as gevolg van die gebruik van die artikel nie. Kontak altyd ʼn finansiële raadgewer vir spesifieke en gedetailleerde raad. (E&OE)

Bronnelys:

• http://www.ehow.com
• http://checklisttemplate.net
• http://smallbusiness.chron.com
• http://rmas.fad.harvard.edu